Guide til person modulet

Hold styr på personers info, medlemskab, gaver, forpligtelseserklæringer m.m.

Oversigt / Dashboard

Her vises lidt statistik samt de fem nyeste personer man har tilføjet.

Generelt tæller inaktive og evt. firmaer ikke med i statistikkerne.

I toppen vises tallet på antal myndige medlemmer ved årsskiftet samt antallet af medlemmer pr. dags dato. For religiøse samfund skal førstnævnte tal bruges når der indberettes gaveskema til SKAT på blanket 03.013.

Medlemsstatistik

Viser totalen samt totaler på de fem foruddefinerede medlemstyper (kan ikke ændres). Det er op til den enkelte organisation/kirke, hvor mange af typerne/kategorierne man vil benytte sig af.

Kønsfordeling

Viser ligeledes totalen samt fordelingen mellem mænd/kvinder ud fra totalen. Er kønnet ikke kendt eller sat på en person vil der stå ukendt. Hold musen stille over en bjælke og antallet vil vises.

Aldersfordeling

Viser antal mænd/kvinder i de givne aldersgrupper. Hold musen stille over en bjælke og antallet vil vises for det pågældende køn. Er fødselsdato ikke indtastet på personen tælles denne ikke med i statistikken.

5 nyeste personer

Her vises de seneste 5 personer som er blevet oprettet samt hvilken dato personen er blevet oprettet. Klik på personens navn og man navigeres til personens kartotekskort. Tallet i parentes er personens alder.

Personer (oversigt over personer)

Her vises alle personer inaktive som aktive sorteret efter efternavn.

Sortering

Klik på en kolonneoverskrift (fornavn, efternavn osv.) for at sortere efter den pågældende overskrift (stigende). Klikkes der efterfølgende på samme overskrift igen vises sorteringen faldende.

Gå til personens kartotekskort

Klik på en person (hele linjen) og man navigeres til personens kartotekskort, hvor diverse oplysninger kan ses, redigeres og tilføjes.

Eksporter - Importer - Ny

Ønsker man at eksportere alle personer klikkes på knappen Eksporter og alle personerne med deres personoplysninger eksporteres til en csv-fil

Ønsker man at importere personer klikkes på knappen Importer. For nærmere vejledning se under punktet Import

Ønsker man at tilføje en ny person klikkes på knappen Ny. For nærmere vejledning se under punktet Tilføj en person

Paginering (visning af antal personer pr. side og skift mellem sider)

Som standard vises der 50 personer pr. side. Dette kan ændres i bunden af siden, hvor man også kan skifte mellem hvilken side, man vil skifte til/have vist.

Opret en person

Udfyld med så mange informationer som muligt. Det giver bl.a. bedre statistikker. Felter markeret med * skal udfyldes. Klik på knappen "Gem person" for at oprette personen med de indtastede oplysninger.

* fornavn eller firmanavn samt medlemstype

Firma

Er det et firma eller en organisation/forening man tilføjer så klik på slider-knappen. Herefter fjernes en del af indtastningsmulighederne, da de ikke er relevante for firmaer/organisationer.

Medlemstypen sættes derefter automatisk til Øko. støtte (kan ændres).

Indtast herefter firmanavn/organisationsnavn og evt. CVR-nr. Indtaster man 8 cifre i CVR-nr (dansk CVR-nr.) vil Skattefradrag automatisk blive "slået til". Dette kan slås fra, hvis skattefradrag ikke ønskes.

Fornavn og efternavn

Udfyld med fornavn og efternavn

Fødselsdag og cpr-nr.

Udfyld med fødselsdato i formatet dd-mm-åååå (8 cifre) og evt. cpr-cifre (4 cifre). Indtaster man 4 cifre i CPR cifre, vil Skattefradrag automatisk blive "slået til". Dette kan slås fra, hvis personen ikke ønsker skattefradrag.

Køn

Udfyld med mand eller kvinde eller lad feltet være tomt

Civilstand

Udfyld med single, gift, enke eller lad feltet være tomt

Bryllupsdag

Kan kun udfyldes, hvis Gift er valgt under civilstand. Udfyld i formatet dd-mm-åååå (8 cifre).

Adresse

Udfyld med en dansk eller udenlandsk adresse. Er adressen dansk vil der komme adresseforslag op inkl. postnr. og by ud fra de tegn du skriver. Vælger du et forslag udfyldes adresse, postnr., by og land automatisk.

Dette burde formindske indtastningsfejl på adresser. Man kan dog indtaste adressen manuelt, hvis nødvendigt.

Postnr.

Udfyld med et dansk postnr. ved at skrive tal. Igen vil der komme forslag frem. Vælger du et forslag udfyldes by og land automatisk.

Man kan også søge på udenlandske postnumre ved at skrive to bogstaver. For en udtømmende liste over muligheder gå til afsnittet Udenlandske postnumre

Bemærk at indlæsningen første gang ved udenlandske postnumre tager en del sekunder. Så vær tålmodig.

By og land

Kan indtastes manuelt - ellers se ovenfor.

Email

Indtast en gyldig email. Der tjekkes på de gængse regler for en email.

Telefon

Indtast et telefon eller mobilnr. Man bestemmer selv om det skal være med eller uden landekode. Der er intet tjek så alle tegn er principielt gyldige.

Note

Tilføj en note til personen

Medlemstype

Vælg en medlemstype/kategori. Medlemmer er grundstenen i en kirke. Øko. støtte kan bruges, når personer giver gaver til kirken, men ellers ikke rigtig har en relation dertil. Om de øvrige typer ønskes taget i brug er op til den enkelte kirke.

Indmeldingsdato

Vigtigt at registrere for at kunne holde styr på medlemstallet ved f.eks. årsskiftet. Hvis ingen dato indskrives regnes personen indmeldt for mange år siden.

Medlem via

Her kan vælges mellem tre foruddefinerede typer (kan ikke ændres). Dåb, overflyttet eller indmeldt.

Dåbsdato og dåbssted

Udfyld dåbsdato i formatet dd-mm-åååå (8 cifre) samt evt. dåbssted

Skattefradrag

Kan kun vælges til, hvis det fulde cpr-nr. er udfyldt (fødselsdato og cpr-cifre)

Se / Rediger en person

Alle felterne under tilføj en person er tilgængelige under rediger en person. Ret i de felter der skal ændres og klik Opdater for at gemme ændringerne. Nedenfor er de felter/kort nævnt som først er tilgængelige under rediger en person.

Knapper - Medlemskort og Slet

• Medlemskort: Her dannes en pdf-fil med et medlemskort indeholdende navn, adresse, e-mail, telefon, civilstand fødselsdato, bryllupsdato, indmeldingsdato og dåbsdato
• Slet: Sletter personen, hvis denne ikke har gaver registreret

Visningsmenu - Vis alle | Person | Økonomi

Her kan man vælge om man vil have alle "kort" vist på personen eller nøjes med at få vist personoplysninger eller oplysninger om økonomi. Man kan frit skifte imellem de tre.

Alder og år gift

Er fødselsdato udfyldt vises nu personens alder pr. dags dato. Er bryllupsdatoen udfyldt vises i hvor mange år personen har været gift pr. dags dato.

Gaver

Har personen givet gaver vises de på dette kort for de seneste fem år fordelt pr. år med $8a gaver, $12 gaver, gaver i alt, antal gaver, et gennemsnit pr. gave samt en total for de fem år.

Klik på knappen Se gaver $ for at se en liste over alle gaver personen har givet samt yderligere information. Se yderligere forklaring under punktet Gaver

Føj til husholdning

Klik på for at søge blandt allerede oprettede husholdninger eller oprette en ny husholdning.

Er personen allerede en del af husholdningen vil husholdningens navn være med fed skrift og de personer som er en del af husholdningen vil stå nedenunder med almindelig skrift.

Ønskes en ny husholdning oprettet klik på Opret, giv husholdningen et familienavn (forslag: brug kvinden og mandens navn + efternavn).

Er man i tvivl om personens husholdning allerede eksisterer kan man klikke på Søg. Indtast navn og se hvad der kommer frem.

Rediger husholdning

Klik på ud for familienavnet. Her kan man rette navnet på husholdningen, slette personer fra husholdningen samt tilføje personer til husholdningen. Klik på Opdater såfremt ændringer er foretaget

Samtykke

Har personen udfyldt et samtykke vil de blive listet her. Klikker man på knappen med de 3 prikker kan man enten se hvordan samtykket er udfyldt eller hente det som en pdf-fil. Læs mere om samtykke her

Forpligtelser (opret)

Klik på + for at oprette en ny forpligtelse (gavebrev). En forpligtelse skal som minimum være gældende i 10 år.

1. Vælg om forpligtelsen skal være et fastbeløb eller af en procent af en vis indkomst
2. Vælges et fastbeløb skrives det årlige beløb. Vælges procent så skrives procenten samt indkomsttypen
3. Startår sættes automatisk til indeværende år og slutår 10 år senere. Begge kan ændres.
4. Klik på Opret

Indkomsttyperne skal oprettes under Økonomi - Indstillinger førend indkomsttyper kan vælges og forpligtelsen oprettes!

Forpligtelse (rediger)

Som udgangspunkt bør en forpligtelse ikke rettes. Dog har man tastet forket så ret i felterne ved at overskrive eller rette samt vælge anden indkomst- og/eller forpligtelsestype og klik på knappen og derefter på Gem.

Forpligtelse (årsindkomst)

Årsindkomst bruges kun på procentuelle forpligtelser, da man rent lovgivningsmæsstigt har pligt til at tjekke om personen har opfyldt sin forpligtelse ud fra den valgte indkomst.

1. Klik på knappen og derefter på Årsindkomst.
2. Klik på + og en linje med forpligtelsens startår eller næste år i rækken oprettes.
3. Udfyld evt. med forventet indkomst og/eller faktisk indkomst.

Udfyldes faktisk indkomst beregnes forpligtelsesbeløbet deraf. Ellers vil den forventede indkomst bruges til udregningen af forpligtelsesbeløbet!

4. Klik på knappen ud for rækken for at gemme den pågældende årsindkomst. Samme procedure bruges ved redigering af årsindkomsten.
5. Udfyld evt. med en note og klik på knappen for at gemme noten.

Er en årsindkomst først oprettet så kan den ikke slettes!

Forpligtelse (slet, inaktiver, aktiver)

Klik på knappen og derefter på Slet eller Aktiv. Klikkes der på Aktiv, så sættes forpligtelsen til inaktiv og kan derfor ikke længere bruges ved registrering af gaver. Dette bør dog først gøres ved forpligtelsens udløb eller hvis forpligtelsen ophører før udløb pga. bristede forudsætninger.
Fortrydes inaktiveringen klikkes på Inaktiv og forpligtelsen sættes derefter til Aktiv igen.

En forpligtelse kan kun slettes såfremt der endnu ikke er bogført gaver derpå. Derfor hvis forpligtelsen ikke længere skal benyttes, evt. fordi den er opfyldt/udløbet, så bør den sættes til inaktiv!

Gaver

• Se gaver: Her vises gaver sorteret efter nyeste dato
• Man kan vælge hvilken periode man vil se gaver for
• Man kan vælge om man vil se alle gaver, kun §8a gaver eller kun §12 gaver
• Se indberettede gaver: Her vises de gaver der er indberettet til SKAT pr. år på henholdsvis §8 a og §12

Lister

Der findes pt. kun 2 pre-definerede lister omhandlende runde fødselsdage eller udvalgte bryllupsdage for det år der vælges. Klik på Hent og listen over personer vises. Ønskes listen udskrevet klikkes på Print. Vær opmærksom på at udskrivningen skal tilpasses, da udskrivningen bruger browserens indbyggede udskrivningsdialogboks.

• Fødselsdage (sorteret efter alder): Personer med runde fødselsdage vises (50, 60, 70, 75, 80, 85, 90, 95, 100)
• Bryllupsdage (sorteret efter lavest først): Personer med sølv-, guld-, diamant- og krondiamantbryllup vises

Avanceret søgning

Gemte søgninger

Siden lister de gemte søgninger med det gemte navn samt antal regler. Er siden tom er der ingen gemte søgninger.

Ny søgning +

Den avancerede søgning er pt. begrænset til felter på personer.

Klik på knappen Ny søgning og opret forskellige søgninger ud fra diverse kriterier og regler.

1. Vælg kriterier
2. Tilføj eller dupliker evt. endnu en regel og vælg kriterier og fortsæt så fremdeles indtil alle de ønskede kriterier er valgt
• Klik på Søg (søgning udføres uden at gemme)
• Klik på de 3 prikker og vælg om listen skal:
  1. eksporteres til en csv-fil
  2. nulstilles
  3. tilføjes en ny gruppe
  4. tilføjes en allerede eksisterende gruppe
• Klik på Opret søgning hvis søgningen ønskes gemt og giv søgningen et passende navn

Slet søgning +

Klik på en gemt søgning, hvorefter der klikke på knappen Slet

Import af personer

Opbygning af CSV-fil

Hvis man ønsker at importere personer fra et andet system, skal man danne en CSV-fil. Filen skal som minimum indeholde Fornavn og Medlemstype.

Der må ikke være semikolon (;) i dine data

Semikolon bruges af systemet til at markere, at et nyt felt begynder. Det er derfor vigtigt, at der ikke bruges semikolon i dine data.

Overskrifterne kan være i vilkårlig rækkefølge men skal hedde nedenstående, hvis de medtages.

Man kan importere følgende oplysninger:

Liste over mulige udenlandske postnumre